0 Flares Twitter 0 Facebook 0 LinkedIn 0 Google+ 0 Buffer 0 Reddit 0 Email -- 0 Flares ×

Jak to jest, że gdy zapytamy kogokolwiek, czy może nam polecić jakąś knajpę, to zawsze zostaniemy zapytani o nasze preferencje, a gdy szukamy systemu e-learningowego to każdy od razu zna odpowiedź… nie znając nas i naszego problemu biznesowego?

„Jaki LMS polecacie i dlaczego?” to bardzo popularne pytanie zarówno na LinkedIn jak i Polskich grupach e-learningowych. Wystarczy parę minut, żeby pojawiła się pierwsza odpowiedź „Moodle”, a potem seria postów od dostawców zachwalających swoje rozwiązanie i dzielących się swoją wiedzą wdrożeniową:)

Niestety na naszym rynku jest mnóstwo „ekspertów”, którzy dużo wiedzą o sprzedaży, ale mało o naszej działce e-learningowej i edukacji. Kończy się to tym, że potem ok 50% firm zmienia platformę na inną albo myśli o tym.

Główna przyczyna? Kiepski UX (User eXperience). Systemy e-learningowe są często wdrażane jak typowe systemy informatyczne bez uwzględniania potrzeb i preferencji końcowych użytkowników. Wszyscy koncentrują się tylko na długiej liście wymaganych funkcjonalności…których w większości przypadków i tak się potem nie wykorzystuje.

Polecam Wam raport prezentujący typowe bolączki wdrożeniowe Elearning Trends 2016: What You Can Do to Accelerate Your Learning Programs

switch LMS

W jaki sposób wybrać LMS, żeby nie zakończyło się spektakularną klapą?

Celem tego postu jest pokazanie Wam, że są inne platformy niż Moodle (jeżeli ktoś nie zna tego systemu, to jest to najpopularniejszy open sourcowy LMS na świecie) i podzielenie się moimi doświadczeniami na temat wyboru i wdrożenia odpowiedniego rozwiązania (w końcu lepiej się uczyć na błędach innych niż swoich;)

Zacznijmy od tego czego nie robić.

1. Nie zaczynaj od wbijania na różne fora pytania jaki system ludzie polecają.

  • Po pierwsze większość odpowiedzi, które otrzymasz będzie albo od dostawców chwalących swoje rozwiązania, albo osób, które pracowały z max 1-2 LMSami i z automatu będą je polecały (choćby po to, żeby się wykazać na grupie:) Z drugiej strony, gdy ktoś zajmuje się platformą e-learningową w swojej firmie to ciężko, żeby ją krytykował na zewnątrz a zachwalał w swojej organizacji:)
  • Po drugie, pytając o rekomendacje bez posiadania podstawowej wiedzy na temat rynku i możliwych rozwiązań, z automatu ograniczamy sobie listę rozwiązań do głębszego zbadania, do tych polecanych.

2. Nie buduj wiedzy e-learningowej opierając się na Polskich publikacjach

Niestety jeżeli chodzi o książki dotyczące technologii e-learningowych to 90% to manuale Moodle’owe, a pozostałe 10% jest już dosyć wiekowa i nie pokazuje możliwości bieżących systemów i trendów (a rozumiem, że chcemy wybrać system, który będzie nam służył przez ładne parę lat)

3. Nie zaczynaj od ustalenia listy funkcjonalności

To największa pułapka, która daje nam złudne poczucie dobrze wybranego rozwiązania. W końcu skoro znajdziemy system posiadający mnóstwo funkcjonalności to jesteśmy w domu prawda? Nie do końca. Potem się okazuje, że system co prawda ma wszystko na papierze, ale jest tak mało intuicyjny, że ani użytkownicy, ani administratorzy nie chcą z niego korzystać. Dołóżmy do tego jeszcze słaby content i pogrzebaliśmy e-learning w naszej firmie.

4. Nie przeszukuj Internetu w poszukiwaniu dostawców.

Każdy z nich będzie miał piękną prezentację i przekona Cię, że ich rozwiązanie jest najlepsze, tańsze od konkurencji i sprawdziło się już w podobnych do Waszej organizacji. Jeżeli nie macie odpowiedniej wiedzy na temat rynku i LMSów to zjedzą Was na śniadanie:) Częstą praktyką wśród dużych dostawców jest prezentowanie systemów wraz z dodatkowymi modułami i usługami, które są dodatkowo płatne i nie uwzględnione w Waszej wersji (zapominają też o tym poinformować na początku spotkania;)

To jak w takim razie zacząć?

Polecam następujące podejście do wdrożenia platformy e-learningowej. Jest ono sprawdzone w bojach i oszczędzi Wam sporo nerwów, niespodzianek i rozczarowań. Bazuje na moich doświadczeniach i różnych publikacjach, których część znajdziecie niżej.

1. Zbuduj odpowiedni zespół wdrożeniowy

Częstym błędem jest wybierania członków zespołu wyłącznie z działów HR i IT. Pomijani są za to użytkownicy końcowi i osoby, które będą często korzystały z wdrażanego rozwiązania.

W skład idealnego zespołu wchodzi:

  • Manager, który ma „moc” podejmowania decyzji, jest dobrze rozpoznawalny w organizacji, medialny i będzie miał na tyle zaufania do nas i naszego projektu, żeby go promować własnym imieniem i nazwiskiem. Zadaniem tej osoby, jest także usuwanie wszelkich przeszkód organizacyjnych, zapewnienie odpowiednich zasobów..no i oczywiście zorganizowanie dobrej imprezy powdrożeniowej;)
  • Osoba, która będzie administrować systemem od strony biznesowej. Ktoś kto będzie importował i testował szkolenia e-learningowe, tworzył ścieżki szkoleń,  generował raporty, czy zapisywał ludzi na szkolenia. To bardzo istotni użytkownicy naszego systemu bo na nich będzie spoczywała bardzo istotna rola utrzymania jego „zdrowia” i dbanie o satysfakcję użytkowników. Jak sami nie będą jej odczuwać, to ciężko będzie im promować nasze rozwiązanie:)
  • Trener – W dzisiejszych czasach trenerzy są bardzo aktywnymi użytkownikami LMSów. Poza zakładaniem i monitorowaniem sesji szkoleniowych, dbają także o prawidłowe zapisywanie obecności, komunikację z użytkownikami i często są ustawiani jako eksperci, z którymi możemy się skontaktować poprzez nasz LMS. Mają oni bezpośredni styk z naszymi odbiorcami i jeżeli nie pokochają naszego rozwiązanie to najlepszym przypadku nie będa go polecać dalej, w najgorszym będą podkopywać jego wizerunek.
  • Odbiorca szkoleń – największa i najbardziej wymagająca grupa. To ludzie, którzy nam zaufali, że zadbamy o ich rozwój. Korzystają z Facebooka, Snapchata, IPhone’a, wiedzą jak działa i wygląda nowoczesny interfejs i tego samego oczekują od naszego LMSa.
  • IT i Data Security – bez wsparcia ekipy technicznej nie wdrożymy działającego i bezpiecznego rozwiązania i kropka.
  • Przedstawiciel biznesu – każde wdrożenie powinno bazować na jakimś realnym problemie biznesowym, który nasz system ma rozwiązać. Jeżeli nie ma problemu to system jest niepotrzebny, jeżeli istnieje to zaproszenie do zespołu przedstawicieli biznesu jest absolutnie niezbędne. To oni znają specyfikę swoich działań, wiedzą jakie rozwiązania się sprawdzały/niesprawdzały w przeszłości i posiadają niezbędną wiedzę merytoryczną.

2. Przeprowadź ankietę i wywiady aby zidentyfikować problem/potrzebę biznesową i na tej podstawie zidentyfikuj potrzebę szkoleniową..albo jej brak:)

Nie oszukujmy się, że szkolenia są rozwiązaniem każdego problemu. Jeżeli nie chcemy wdrażać systemu tylko dla samego wdrożenia musimy dokładnie poznać potrzebę biznesową, grupę docelową i zidentyfikować czy odpowiedzią powinien być LMS. Może się okazać, że biznes potrzebuje narzędzia marketingowego do umieszczania filmów sprzedażowych. W takich przypadkach dużo lepiej może się sprawdzić Intranet, wewnętrzny portal społecznościowy albo korporacyjny „Youtube”.

Wywiady z reprezentantami wszystkich grup odbiorców pozwolą nam zbadać potrzeby i preferencje naszych użytkowników. Czy pracują zdalnie, czy z domu? Czy posiadają laptopy/smartphone’y? Jakie mają pakiety danych? Ile mają czasu i gdzie mogą się uczyć? Jakie mają doświadczenia z technologiami? Jak do tej pory się rozwijali? Jak w całości wygląda zarządzanie szkoleniami w firmie i ich dostępność?

Musicie zdobyć informacje na temat: problemu, który staracie się rozwiązać, wszystkich grup użytkowników, organizacji, w której funkcjonują, infrastruktury technicznej w organizacji i strategii szkoleniowej.

Jako inspiracje polecam Wam listę przygotowaną przez E-learning Uncovered

 

3. Wyodrębnijcie funkcjonalności obligatoryjne (must have) i dodatkowe (nice to have)

Gdy jesteście wyposażeni w niezbędną wiedzę możecie zacząć definiować listę niezbędnych funkcjonalności i cech, które muszą charakteryzować Waszego LMSa. Nie wpadnijcie w częstą pułapkę „może się przyda”. Jeżeli z Waszej analizy wynika, że jakaś funkcjonalność nie jest w tej chwili potrzebna to wypada z kategorii MUST HAVE i ląduje w NICE TO HAVE. Postarajcie się ustalić minimalną akceptowalną listę funkcjonalności, bez których nie możecie żyć. Nie popełniajcie błędów łowców promocji, którzy, przede wszystkim patrzą na jak największą listę opcji. Nie bójcie się zrezygnować ze zbędnych rzeczy, W dzisiejszych czasach, gdy większość systemów działa w chmurze, aktualizacje pojawiają się parę razy do roku bazując na potrzebach klientów, więc nawet jak wybierzecie system bez jakiegoś ciekawego gadżetu to wraz z kolejnym update’em może się on pojawić.

Jeżeli nie mieliście wcześniej doświadczenia z LMSami to zachęcam Was do poczytania najpierw trochę na ich temat. Co potrafią, jak się rozwijają, jak funkcjonują, jakie są możliwe modele współpracy z dostawcami. Moje ulubione źródła wiedzy w tym temacie to blog Craig’a Weissa albo blogi dostawców LMSów jak Docebo.

Jak już będziecie odróżniać Litmos od Webexa i SCORM od xAPI to możecie przygotować opis wymaganych funkcjonalności. Jako inspiracje polecam Wam LMS RFP Template, który Craig Weiss rekomenduje jako dokument do współpracy z dostawcami.

 

4. Zbadaj rynek i dostępne rozwiązania

W internecie znajdziecie mnóstwo ciekawych zestawień, które pokazują liderów i..tych drugich;) Pomogą Wam one zorientować się, którymi dostawcami warto się zainteresować. Nie oznacza to, że na nich należy zakończyć poszukiwania, ale na pewno trzeba sprawdzić co oferują, żeby mieć punkt odniesienia. Zazwyczaj jest tak, że jeżeli jakaś funkcjonalność pojawia się u liderów, za moment jest już u pozostałych dostawców.

Większość vendorów prowadzi bardzo ciekawe blogi i darmowe webinary. Często zapraszają na nie ekspertów więc można je też potraktować jako świetne narzędzie do rozwoju swoich e-learningowych kompetencji.

Pamiętajcie tylko, że istnieją systemy stworzone stricte pod rynek edukacyjny, gdzie głównymi klientami są uczelnie, i biznesowy dostosowane do wykorzystania w firmach.

Nie ulegajcie nowościom na rynku. Kosztują zazwyczaj extra albo nie są jeszcze sprawdzone i będziecie robić za króliki doświadczalne.

Pamiętajcie też, że Open Source zarówno w e-learningu jak i innych branżach nie oznacza „darmowy”. Licencja na system nic nie kosztuje, ale ktoś musi go gdzieś i na czymś zainstalować, skonfigurować, aktualizować, utrzymywać, naprawiać, odpowiadać na pytania użytkowników itd. Chciałbym uciąć plotkę, że da się w firmie za darmo wdrożyć i utrzymać platformę e-learningową.

Zestawienia, które mogę Wam polecić to: analizy prowadzone przez firmę Fosway, Craiga Weissa oraz firmę Capterra.

 

5. Stwórz przypadki użycia i poproś dostawcę o ich zaprezentowanie w systemie.

Gdy już wiem co i dla kogo wdrażamy, oraz mamy niezbędną wiedzę o rynku e-learningowym, czas na spotkanie z dostawcą. Należy jednak dopilnować, żeby było ono jak najbardziej dopasowane do naszych potrzeb. Prezentacja systemu demo z przykładowymi ustawieniami nie za dużo nam da, bo nie sprawdzimy w ten sposób jak dany LMS spełnia nasze wymagania.

Należy przygotować listę przypadków użycia oraz przykładowe, testowe dane i przesłać je do wybranych dostawców z prośba o prezentacji na spotkaniu. Może to być proces zapisów grupowych na jakiś program szkoleniowy, albo zaprojektowanie jakichś ścieżek rozwojowych i udostępnienie ich wszystkim użytkownikom spełniającym określone warunki. Nie zapomnijcie o raportowaniu – zbierzcie listę danych, które chcecie monitorować i zobaczcie czy potrzeba do tego generować 10 osobnych raportów czy da się zrobić spytniej;)

Jak wyglądają takie przypadki użycia? Możecie się zainspirować tymi prostymi przykładami.

 

6. Przetestuj system z własnymi szkoleniami i użytkownikami.

Prędzej czy później dostaniecie dostęp do środowiska testowego/demo systemu. To ostatni dzwonek kiedy można wyłapać niezgodności z naszymi wymaganiami, albo nieintuicyjność i „nieuserfriendly’wność”:) danego rozwiązania. Im więcej osób zaangażujemy w testy tym lepiej. Muszą być jednak spełnione dwa warunki

  • System testujemy na prawdziwych (ocenzurowanych:) danych, szkoleniach e-learningowych, materiałach z naszej firmy. (SCORM niby gwarantuje, że wszędzie content powinien działać identycznie, ale praktyka pokazuje coś innego;)
  • W testach biorą udział użytkownicy końcowi – zarówno administratorzy biznesowi, trenerzy jak użytkownicy końcowi.

 

7. Zrób shortlistę

No i na koniec dorzynki:) Negocjacje, umowy, marketing, komunikacja do organizacji itp To już może opiszę następnym razem:) Do stolika nie zapraszajcie więcej niż 3 dostawców bo szkoda czasu i pary. Nie sugerujcie się ceną bo pamiętajcie, że wdrażacie narzędzie do rozwoju Waszych pracowników a nie cięcia kosztów (w optymalnym przypadku uda się Wam osiągnąć oba cele:) Czasami warto dopłacić za lepszy support, częstsze aktualizacje, albo service desk po stronie dostawcy, który w przeciwieństwie do Waszego – firmowego będzie rozumiał problemy e-learningowe,

 

Słowo podsumowania

Wdrożenie LMSa nie jest wcale proste i odradzam podchodzenie do niego bez jakiegokolwiek doświadczenia. Wiem, że teraz wszystko da się wyklikać i znaleźć w sieci, ale tak jak każda branży także e-learning ma swoją haczyki i tajemnice i wiele wdrożeń kończy się porażką.

Jeżeli nie macie odpowiedniego know how w Waszej firmie to zatrudnijcie/wynajmijcie eksperta z rynku, który pomoże Wam nie tylko od strony technologicznej, ale także projektowej. Jest ich kilku na naszym rynku;)

Wybranie LMS to dopiero początek przygody. Pamiętajcie, że po wdrożeniu trzeba utrzymywać system i bazę szkoleń, którą przechowuje. Jeżeli po szampanie przestaniemy go rozwijać i dbać o content to cała praca i kasa pójdą na marne a my zostaniemy z tym „starym systemem, gdzie musisz przejść obowiązkowe ilirningi”:)

Powodzenia! Jeżeli macie pytania, uwagi, inne:) zachęcam do dyskusji.

I na koniec takie lekko złośliwe podsumowanie naszego rynku…;)

Death by LMS